سياسة الخصوصية

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0155/65699969 E-Mail: info@privadi.net

لا يوجد مسؤول عن حماية البيانات؛ إذ لا تتوافر الشروط القانونية لتعيينه.

يفصل PrivadiOffice عن قصد بين نوعين من البيانات.

بياناتك أنت — حسابك وبيانات شركتك وإعداداتك. نحن المسؤولون عنها، وهذه السياسة تتناولها.

بيانات عملائك وموظفيك التي تُدخلها في PrivadiOffice. أنت المسؤول عنها. نحن نحفظها لك فقط ولا نطّلع عليها. وينظّم ذلك اتفاقية معالجة البيانات.

لا يوجد في PrivadiOffice أي وصول يمكّننا من الاطّلاع على بيانات عملاء مستخدمينا، ولن يُنشأ مثل هذا الوصول. وإذا احتجت إلى مساعدة واضطررنا للاطّلاع على حسابك، فلا يكون ذلك إلا بموافقتك الصريحة والمؤقتة. ويُسجَّل كل وصول من هذا النوع.

على خادم في ألمانيا تُشغّله STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin. والاتصال مشفَّر (TLS). ولا يجري أي نقل إلى دول خارج الاتحاد الأوروبي.

توجد مع مزوّد الخادم اتفاقية معالجة بيانات وفقًا للمادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات.

عند فتح الموقع تُعالَج بيانات تقنية يرسلها متصفحك: العنوان المطلوب، والوقت، وحجم البيانات المنقولة، والصفحة المُحيلة، ومعرّفات المتصفح ونظام التشغيل، وعنوان IP. وهذا ضروري تقنيًا لعرض الصفحة ويخدم أمن التشغيل.

الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (و) من اللائحة. وتُحذف هذه السجلات خلال 7 أيام كحد أقصى.

نحصي بأنفسنا عدد مرات فتح الصفحة الرئيسية. ونخزّن عندئذٍ التاريخ فقط، والصفحة المفتوحة، والصفحة التي جاء منها الزائر إن وُجدت.

ولا يُخزَّن: عنوان IP، ولا أي معرّفات، ولا ملفات تعريف ارتباط، ولا أي خصائص أخرى تتيح التعرّف على الزائر. ولا يُخزَّن شيء على جهازك ولا يُقرأ منه شيء. ولا تجري أي عملية تنميط.

ولا نستخدم خدمات خارجية مثل Google Analytics. الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (و).

تشمل الإحصاءات نفسها أيضًا موقع العلامة privadi.com وبوابة الوساطة privadi.de، ويديرهما المسؤول نفسه. وتُحفظ القيم هنا معًا ولا يميزها سوى بادئة قبل عنوان الصفحة. وهنا أيضًا لا تُخزَّن عناوين IP ولا أي معرفات.

يستخدم PrivadiOffice ملف تعريف ارتباط واحدًا ضروريًا تقنيًا: ملف جلسة تسجيل الدخول. وبدونه لن تتمكن من تسجيل الدخول. ولا يحتوي على خصائص إعلانية أو تحليلية.

أما مدة صلاحيته فتقررها أنت عند تسجيل الدخول. فبدون مربع «إبقائي مسجّل الدخول» يسجّل PrivadiOffice خروجك بعد ساعة واحدة من عدم النشاط. ومع تحديد المربع يبقى تسجيل الدخول صالحًا حتى 30 يومًا ويُجدَّد مع كل زيارة. ويمكنك إنهاؤه في أي وقت عبر «تسجيل الخروج» أو حذف بيانات المتصفح؛ ويسري المربع فقط على المتصفح أو التطبيق الذي حدّدته فيه.

لا توجد ملفات تعريف ارتباط إعلانية ولا ملفات لجهات خارجية. ولهذا لا يظهر أي إشعار بشأنها.

من أجل الحساب نعالج: عنوان البريد الإلكتروني، وكلمة المرور (كقيمة تجزئة فقط، وليس بنص واضح)، والاسم، وبيانات الشركة، والعنوان، وبيانات الاتصال، والرقم الضريبي ورقم ضريبة القيمة المضافة، وبيانات البنك للطباعة على الفواتير، وإعداداتك، ووقت التسجيل وآخر استخدام.

الأساس القانوني هو المادة 6 (1) (ب) — تنفيذ العقد.

اختياري لتقدير الضرائب: إذا أدخلت في الإعدادات بيانات حساب الضرائب — الشكل القانوني، ومعدل ضريبة التجارة في بلديتك، والتقدير المشترك مع شريك، والدخل الآخر، ومعدل ضريبة الكنيسة — فإنها تُخزَّن في حسابك. وتخدم فقط عرض رقم ضريبي تقريبي داخل البرنامج. ويجري الحساب على خادمنا، ولا يحدث أي نقل إلى مصالح الضرائب أو المستشارين الضريبيين أو أي طرف ثالث. وهذه البيانات اختيارية؛ وبدونها يحسب البرنامج وفق افتراضات قياسية. والأساس القانوني هو موافقتك وفق المادة 6 الفقرة 1 (أ) من اللائحة، ويمكنك سحبها في أي وقت بإفراغ الحقول.

مدة الحفظ: طوال مدة العقد. بعد انتهاء الاشتراك يبقى حسابك ومحتواك ثلاثة أشهر إضافية؛ خلال هذه المدة يمكنك تنزيل بياناتك، أما بقية الوظائف فتكون مقفلة. بعد ذلك يُحذف الحساب والمحتوى تلقائيًا ونهائيًا — ونذكّرك بالبريد الإلكتروني قبل 14 يومًا وقبل يوم واحد. وإذا حذفت حسابك بنفسك، يتم ذلك مباشرة بعد تأكيدك عبر البريد الإلكتروني. ويُستثنى ما يخضع لالتزام قانوني بالحفظ — إذ يجب علينا الاحتفاظ بالفواتير الصادرة إليك حتى عشر سنوات.

يُدار بوابة الوساطة على privadi.de وPrivadiOffice من قبل المسؤول نفسه (انظر البند 1)، ويحتفظان منذ 04.09.2026 بحساب مشترك للشركات: تسجّل الدخول إلى الخدمتين بعنوان البريد الإلكتروني نفسه وكلمة المرور نفسها. لا توجد إعادة توجيه. ليس لعملاء البوابة من الأفراد حساب في PrivadiOffice؛ ولا نتلقى أي بيانات عنهم.

يوجد الحساب هنا لدى PrivadiOffice. عندما تسجّل شركة في البوابة كشريك، يُنشأ حسابها هنا؛ وتُرسل عندئذ الاسم وعنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور واسم الشركة ووقت الموافقة على الشروط وسياسة الخصوصية واتفاقية معالجة البيانات. نخزّن كلمة المرور فقط كقيمة تحقق، وليس كنص واضح أبدًا. عند كل تسجيل دخول إلى البوابة تمرّر البوابة عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور إلى PrivadiOffice للتحقق؛ وتُجرى تغييرات كلمة المرور أو العنوان في البوابة هنا وتسري على الخدمتين.

إذا سجّلت الدخول هنا بحساب شركة كان موجودًا في البوابة فقط، يستعلم PrivadiOffice عن كلمة المرور لدى البوابة وينشئ الحساب المشترك في تلك اللحظة؛ وترسل البوابة الاسم واسم الشركة. تحصل الشركة القادمة من البوابة على باقة Equip؛ ونطلب الموافقة على اتفاقية معالجة البيانات عند الزيارة الأولى.

يبقى زر تسجيل الدخول عبر PrivadiOffice في البوابة: عند الضغط عليه نؤكد للبوابة عبر إثبات موقَّع (صالح 60 ثانية، يُستخدم مرة واحدة) أنك مسجل الدخول هنا؛ وتُرسل عنوان البريد الإلكتروني والاسم والباقة المحجوزة، وليس كلمة المرور. لا يمكن للحسابات الفرعية للموظفين استخدام هذا الطريق.

إذا كان لشركتك حساب شريك في البوابة، يعرض لك PrivadiOffice في النظرة العامة عدد المناقصات المفتوحة والطلبات والأعمال المُسندة من البوابة؛ ولذلك يستعلم PrivadiOffice من البوابة بعنوان بريدك الإلكتروني، ولا تُعيد البوابة سوى أعداد، دون بيانات العملاء. تجري جميع عمليات النقل حصريًا داخل الخادم نفسه؛ ولا تغادره البيانات. ولا يُعد ذلك نقلاً إلى أطراف ثالثة. تحتفظ الخدمتان بقواعد بيانات منفصلة لمحتواهما. الأساس القانوني هو المادة 6(1)(ب) من اللائحة العامة لحماية البيانات.

الحذف: يسري على الحساب المشترك البند 7. عندما يُحذف حسابك هنا — بناءً على طلبك أو تلقائيًا بعد ثلاثة أشهر من انتهاء الاشتراك — يُحذف في الخطوة نفسها وصولك وعروضك ورسائلك وأذونات مشاركة البيانات في البوابة، ولا تعود شركتك مرئية لأحد هناك. يبقى سجل شركتك ومستنداتك محفوظة في البوابة بعد ذلك ثلاث سنوات حتى يمكن تسوية المطالبات الناشئة عن الأعمال المُوسَّطة، ثم تُحذف تلقائيًا (التفاصيل في سياسة خصوصية البوابة، البند 7). لا يوجد إلغاء منفصل.

إذا أرسلت فواتير أو عروض أسعار من PrivadiOffice، فإن ذلك يتم عبر خادم البريد الصادر لمزوّدك أنت، الذي تُدخله في الإعدادات. أي أن الرسالة تصدر منك لا منّا. وتُحفظ بيانات دخولك لهذا الغرض مشفّرة في حسابك.

وإذا لم تُدخل صندوق بريد خاصًا بك، فمنذ 29‏/08‏/2026 نرسل الرسالة عبر مُرسِلنا noreply@privadi.net. ويظهر اسم شركتك كمُرسِل، وتصل ردود عملائك إلى عنوان شركتك. ويعالج مزوّد بريدنا في ذلك اسم عميلك وعنوانه والفاتورة المرفقة؛ وهو بهذا القدر معالِج نيابةً عنّا. ولا نحفظ الرسائل لدينا.

أما رسائل النظام التي تخصّك شخصيًا — مثل رابط إعادة تعيين كلمة المرور — فنستخدم لها مُرسِلنا الخاص.

إذا أنشأت فاتورة متكررة، تُنشأ الفاتورة تلقائيًا في اليوم الذي حددته، وتُرسل — إن اخترت ذلك — إلى العميل المسجَّل دون تدخل إضافي منك. ولهذا الغرض تعمل على الخادم عملية مجدولة زمنيًا تتحقق مرة واحدة يوميًا من السلاسل المستحقة. ولا تُعالَج في ذلك بيانات غير التي تُعالَج عند إرسال فاتورة يدويًا؛ الفارق الوحيد أن المشغِّل هو الساعة بدلًا من نقرتك. وتبقى المسؤولية عن الإرسال لديك.

منذ 29‏/08‏/2026 يسأل البرنامج عن المستلمين قبل الإرسال. ويكون العنوان المحفوظ لدى العميل مُعبّأً مسبقًا؛ ويمكنك تغييره لهذه الرسالة وحدها، أو إضافة عناوين أخرى، أو إرسال نسخة إلى نفسك. وتُستخدم هذه العناوين لهذا الإرسال فقط ولا تُحفظ — ولا يتغيّر العنوان بشكل دائم إلا في بيانات العميل.

ما تُدخله في PrivadiOffice عن عملائك وموظفيك نعالجه حصريًا بتكليف منك ووفق تعليماتك. ولهذا تسري بيننا اتفاقية معالجة بيانات وفقًا للمادة 28، تُبرمها عند التسجيل ويمكنك الاطّلاع عليها في أي وقت.

مهم لك: أنت المتحكّم تجاه عملائك وموظفيك. لذا عليك إبلاغهم بأنك تعالج بياناتهم — وهذا تغطّيه سياسة الخصوصية الخاصة بك، لا سياستنا.

يمكنك لكل موظف حفظ مستندات ضمن „المستندات“ تُنشأ من بياناته الأساسية — عقد العمل واستمارة الموظف. تُخزَّن كنص في حسابك على الخادم نفسه الذي تُحفظ عليه بقية بياناتك، ولا نطّلع عليها. وعند حذف الموظف تُحذف مستنداته معه؛ ويمكنك حذف أي مستند منفرد في أي وقت. أما مدة الاحتفاظ بملفات الموظفين فتخضع للمهل الضريبية والتأمينية السارية عليك بصفتك صاحب العمل — وهذا قرارك أنت، لا قرارنا.

إذا استخدمت تسجيل أوقات العمل، فإنك تعالج أوقات عمل موظفيك: بداية كل مهمة ونهايتها، والموقع المرتبط بها، والساعات المحسوبة من ذلك، وكذلك كل تعديل لاحق مع وقته ومَن أجراه. وسجل التعديلات ليس إضافة اختيارية بل نتيجة لواجب التوثيق الواقع عليك وفق § 17 MiLoG. ومن البيانات نفسها تنشأ تهيئة الرواتب الشهرية لمكتب الضرائب ومعاينة تكاليف الأجور؛ وبعد إقفال الشهر لا يمكن تغييره دون أن يظهر ذلك.

كذلك تسجّل الغيابات: الإجازة، والمرض، والإجازة بدون أجر، والعطل الرسمية، مع الفترة وحالة الطلب وملاحظة حرة. وإذا أبلغ موظفوك بأنفسهم عبر وصولهم الشخصي، فإن السجلات تنشأ هناك. وكون شخص مريضًا في أيام بعينها هو من البيانات الصحية بمفهوم المادة 9 من اللائحة العامة لحماية البيانات. أنت تجمعها بصفتك المسؤول، وفقط بالقدر اللازم لاستمرار صرف الأجر وتخطيط الإجازات والوفاء بواجبات التوثيق لديك؛ أما بالنسبة لنا كمعالِج فتنطبق المادة 9(2)(ب) مع اتفاقية معالجة البيانات. ولا مكان للتشخيصات الطبية في حقل الملاحظات — فهي غير لازمة لأيٍّ من هذه الأغراض.

تبقى الأوقات والغيابات محفوظة إلى أن تحذف الموظف. أما مدد الحفظ التي تسري عليك — مثل سنتين للسجلات وفق § 17 MiLoG — فتتحدد بواجباتك أنت بصفتك صاحب عمل.

منذ 29‏/08‏/2026 يسجّل البرنامج لكل فاتورة وقتين إضافيين: متى طُبعت آخر مرة ومتى أُرسلت إلى عميلك بالبريد الإلكتروني. كلاهما يصف إجراءك أنت وليس بيانات إضافية عن عميلك؛ ويظهران في لوحة المعاينة بجانب قائمة الفواتير ويُحذفان مع الفاتورة.

إذا غيّرت دفعة مسجّلة أو تراجعت عنها، يسجّل البرنامج ذلك أيضًا: الوقت والحساب الذي سجّل الدخول والقيمة السابقة. هذا ليس تقييمًا لسلوكك بل إمكانية التتبّع التي تتطلبها مبادئ المحاسبة السليمة عند التصحيح. تُحذف هذه القيود مع الفاتورة.

اعتبارًا من 29.08.2026 يمكنك تسجيل مدفوعات عملائك على دفعات جزئية أيضًا. لكل دفعة يحفظ البرنامج المبلغ وتاريخ الاستلام وطريقة الدفع (نقدًا أو تحويلًا بنكيًا أو بطاقة أو غير ذلك) وملاحظة اختيارية والحساب الذي سجّلها. تتعلق هذه البيانات بسلوك السداد لدى عميلك وتُحذف مع الفاتورة. أما في مصروفاتك الخاصة فيحفظ البرنامج إضافةً إلى ذلك يوم السداد وطريقة الدفع؛ وهذا يخص منشأتك لا عملاءك.

منذ 30.08.2026 يوجد دفتر صندوق. يحتوي على معاملاتك النقدية مع التاريخ والنوع والمبلغ ونسبة الضريبة والغرض ومرجع المستند والرصيد الجاري؛ وإذا نشأ القيد من دفعة عميل يظهر رقم الفاتورة بجانبه. هذا يخص منشأتك ولا يضيف أي بيانات جديدة عن عميلك. لا تُعدَّل القيود ولا تُحذف أبدًا — يُضاف التصحيح كقيد عكسي مستقل وفق القانون. يُحذف دفتر الصندوق مع حسابك فقط.

كذلك منذ 30.08.2026 يمكنك تسجيل أن العميل يتحمل ضريبة القيمة المضافة بنفسه، وحفظ صلاحية شهادته. كلاهما بيانات ضريبية عن شريكك التجاري لازمة لإصدار فاتورة صحيحة؛ وتُحذف مع العميل.

تطبيق العملاء (منذ 04‏/09‏/2026، والدخول بكلمة مرور منذ 05‏/09‏/2026): يمكن لعملائك تسجيل الدخول إلى تطبيق خاص ورؤية مواعيدهم والفواتير التي أتحتها لهم والأخبار. وللدخول يُدخلون رقم العميل وعنوان البريد الإلكتروني وكلمة مرور يختارونها بأنفسهم. ويعيّنون كلمة المرور الأولى عبر رابط لمرة واحدة نرسله إلى عنوان البريد المسجَّل لهم في حسابك تحديدًا؛ والطريق نفسه ينطبق عند نسيان كلمة المرور. ونحفظ لذلك وقت الدخول ووقت تعيين كلمة المرور وقيم تحقق لكلمة المرور والرابط والجلسة — ولا نحفظ كلمة المرور نفسها ولا الرابط نفسه. وتُحصى المحاولات الفاشلة في الذاكرة لدقائق قليلة لمنع التخمين. ويمكنك بصفتك الشركة فتح التطبيق من صفحة النظرة العامة بعرض أحد عملائك؛ ولا ترى عندها سوى بيانات أنت مسؤول عنها أصلًا. ولا نسجّل عدد مرات فتح العميل للتطبيق ولا ما إذا كان قد اطّلع على فاتورة. وتبقى أنت المسؤول عن هذه البيانات؛ ونحن نعالجها بتكليف منك.

رسائل المواعيد والإعلانات (منذ 05‏/09‏/2026): عندما يحجز عميل موعدًا، نرسل إليك رسالة باسمك؛ وعندما تؤكد أو ترفض، تصل رسالة إلى العميل. وإذا ربطت تقويمك، نكتب الموعد المؤكد مع اسم العميل وبيانات الاتصال به في ذلك التقويم. ويمكن للعملاء الذين لديهم حساب في التطبيق تلقّي الأخبار بالبريد الإلكتروني أيضًا؛ والإعداد المسبق هو „نعم“ ويستند إلى المادة 7 الفقرة 3 من قانون المنافسة غير المشروعة الألماني (إعلان عن خدماتك المشابهة للعملاء الحاليين). ويمكن لكل عميل إيقاف ذلك في التطبيق في أي وقت، وفي كل رسالة رابط لإلغاء الاشتراك، ونحفظ وقت الاعتراض. وتبقى أنت المسؤول عن المحتوى والإرسال.

تذكيرات المواعيد (منذ 05‏/09‏/2026): قبل الموعد المؤكَّد نرسل إلى عميلك باسمك تذكيرين على الأكثر — قبل أسبوع وقبل يوم، بحسب إعداداتك. وتتضمن الرسالة التاريخ والوقت والموعد كملف تقويم مرفق. ولهذا الغرض تعمل على الخادم عملية مجدولة مرة واحدة يوميًا؛ ونسجّل لكل موعد أي تذكير أُرسل بالفعل حتى لا يُراسَل أحد مرتين.

لا نبيع البيانات ولا ننقلها لأغراض إعلانية. ولا يتم النقل إلا إلى مقدّمي خدمات لازمين للتشغيل ويعملون بتكليف منّا — وهو حاليًا مزوّد الخادم فقط — وكذلك عندما نكون ملزمين قانونًا.

ربط التقويم (منذ 04‏/09‏/2026، اختياري): إذا ربطت في الإعدادات تقويم Apple (iCloud)، نحفظ Apple ID وكلمة المرور الخاصة بالتطبيق التي أنشأتها لدى Apple بشكل مشفّر في حسابك. يستخدمها الخادم لجلب إدخالات التقويم الذي اخترته من Apple Inc. ولإنشاء المواعيد المحجوزة هناك؛ وبذلك يصل اسم عميلك وبيانات الاتصال به والموعد المطلوب إلى تقويمك لدى Apple. Apple هنا مزوّدك أنت لا مزوّدنا — وتسري على حماية البيانات في حساب Apple الخاص بك أحكام Apple. إذا قطعت الاتصال، نحذف Apple ID وكلمة المرور من حسابك فورًا؛ وتبقى الإدخالات في تقويمك لدى Apple.

لك في أي وقت الحق في:

• الاطّلاع على البيانات المحفوظة عنك (المادة 15)
• تصحيح البيانات الخاطئة (المادة 16)
• المحو (المادة 17)
• تقييد المعالجة (المادة 18)
• تسلّم بياناتك بصيغة شائعة (المادة 20)
• الاعتراض على المعالجة المستندة إلى مصالح مشروعة (المادة 21)

تكفي رسالة غير رسمية إلى info@privadi.net.

كما يمكنك تقديم شكوى إلى هيئة رقابية. والهيئة المختصة بنا هي Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

إذا تغيّر في PrivadiOffice ما يمسّ التعامل مع البيانات، نُعدّل هذه السياسة في الخطوة نفسها ونرفع التاريخ أعلاه. ويرى المستخدمون المسجّلون عندئذٍ علامة بجوار بند «الخصوصية» في البرنامج إلى أن يفتحوا السياسة مرة واحدة.