Polityka prywatności

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0155/65699969 E-Mail: info@privadi.net

Nie powołano inspektora ochrony danych; nie są spełnione ustawowe przesłanki.

PrivadiOffice świadomie rozdziela dwa rodzaje danych.

Twoje własne dane — konto, dane firmy, ustawienia. Za nie odpowiadamy my i to ich dotyczy niniejsza polityka.

Dane Twoich klientów i pracowników, które wprowadzasz do PrivadiOffice. Za nie odpowiadasz Ty. My jedynie je przechowujemy i do nich nie zaglądamy. Reguluje to umowa powierzenia przetwarzania danych.

W PrivadiOffice nie ma dostępu, przez który moglibyśmy zaglądać w dane klientów naszych użytkowników, i taki dostęp nie powstanie. Jeśli potrzebujesz pomocy i musimy zajrzeć do Twojego konta, jest to możliwe wyłącznie za Twoją wyraźną i czasowo ograniczoną zgodą. Każdy taki dostęp jest rejestrowany.

Na serwerze w Niemczech, prowadzonym przez STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin. Połączenie jest szyfrowane (TLS). Nie następuje przekazywanie do państw spoza UE.

Z dostawcą serwera zawarto umowę powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO.

Przy otwarciu przetwarzane są dane techniczne przesyłane przez przeglądarkę: żądany adres, czas, ilość przesłanych danych, strona odsyłająca, identyfikatory przeglądarki i systemu operacyjnego oraz adres IP. Jest to technicznie niezbędne do wyświetlenia strony i służy bezpieczeństwu działania.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dzienniki te są usuwane najpóźniej po 7 dniach.

Sami liczymy, ile razy otwarto stronę główną. Zapisujemy przy tym wyłącznie datę, otwartą stronę oraz — jeśli jest — stronę, z której przyszedł odwiedzający.

Nie są zapisywane: adres IP, jakiekolwiek identyfikatory, pliki cookie ani inne cechy pozwalające rozpoznać odwiedzającego. Na Twoim urządzeniu nic nie jest zapisywane ani odczytywane. Nie następuje profilowanie.

Nie korzystamy z usług obcych, takich jak Google Analytics. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

To samo zliczanie obejmuje również stronę marki privadi.com i portal pośrednictwa privadi.de, prowadzone przez tego samego administratora. Wartości są tu przechowywane razem i rozróżniane wyłącznie przedrostkiem przed adresem strony. Również tutaj nie są zapisywane adresy IP ani identyfikatory.

PrivadiOffice ustawia jeden technicznie niezbędny plik cookie: plik sesji logowania. Bez niego nie mógłbyś się zalogować. Nie zawiera cech reklamowych ani analitycznych.

O tym, jak długo obowiązuje, decydujesz przy logowaniu. Bez pola „Pozostań zalogowany” PrivadiOffice wylogowuje po godzinie bez aktywności. Z zaznaczonym polem logowanie pozostaje ważne do 30 dni i przedłuża się z każdą wizytą. „Wyloguj” oraz usunięcie danych przeglądarki kończą je w każdej chwili; pole dotyczy tylko tej przeglądarki lub aplikacji, w której je ustawiłeś.

Nie ma plików reklamowych ani plików obcych dostawców. Dlatego nie pojawia się baner cookie.

Dla konta przetwarzamy: adres e-mail, hasło (wyłącznie jako sumę kontrolną, nigdy jawnie), imię i nazwisko, dane firmy, adres, dane kontaktowe, numer podatkowy i numer VAT, dane bankowe do wydruku na fakturach, Twoje ustawienia oraz czas rejestracji i ostatniego użycia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.

Dobrowolnie na potrzeby szacunku podatków: jeśli wpiszesz w ustawieniach dane do obliczania podatków — formę prawną, stawkę podatku od działalności Twojej gminy, wspólne rozliczenie z partnerem, inne dochody, stawkę podatku kościelnego — zostaną one zapisane na Twoim koncie. Służą wyłącznie do pokazania Ci orientacyjnej kwoty podatku w programie. Obliczenie odbywa się na naszym serwerze; nie następuje przekazanie organom podatkowym, doradcom podatkowym ani innym osobom trzecim. Dane te są dobrowolne; bez nich program liczy według założeń standardowych. Podstawą prawną jest Twoja zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, którą możesz w każdej chwili wycofać, czyszcząc pola.

Okres przechowywania: na czas trwania umowy. Po zakończeniu subskrypcji konto i treści pozostają jeszcze przez trzy miesiące; w tym czasie możesz pobrać swoje dane, pozostałe funkcje są zablokowane. Następnie konto i treści są automatycznie i nieodwracalnie usuwane — przypominamy e-mailem na 14 dni i na jeden dzień przed. Jeśli usuniesz konto samodzielnie, nastąpi to bezpośrednio po Twoim potwierdzeniu e-mailem. Wyjątkiem są dokumenty objęte ustawowym obowiązkiem przechowywania — faktury wystawione Tobie musimy przechowywać do dziesięciu lat.

Portal pośrednictwa pod adresem privadi.de i PrivadiOffice prowadzi ten sam administrator (zob. punkt 1) i od 04.09.2026 prowadzą one dla firm wspólne konto: tym samym adresem e-mail i tym samym hasłem logujesz się do obu usług. Nie ma przekierowania. Klienci prywatni portalu nie mają konta PrivadiOffice; nie otrzymujemy ich danych.

Konto znajduje się tutaj, w PrivadiOffice. Gdy firma rejestruje się w portalu jako partner, jej konto powstaje tutaj; przekazywane są przy tym imię i nazwisko, adres e-mail, hasło, nazwa firmy oraz czas zgody na regulamin, politykę prywatności i umowę powierzenia przetwarzania danych. Hasło zapisujemy wyłącznie jako sumę kontrolną, nigdy w postaci jawnej. Przy każdym logowaniu do portalu portal przekazuje adres e-mail i hasło do PrivadiOffice w celu weryfikacji; zmiany hasła lub adresu e-mail dokonane w portalu są wykonywane tutaj i obowiązują w obu usługach.

Jeśli logujesz się tutaj kontem firmowym, które dotąd istniało tylko w portalu, PrivadiOffice weryfikuje hasło w portalu i w tym momencie tworzy wspólne konto; portal przekazuje imię i nazwisko oraz nazwę firmy. Firma z portalu otrzymuje pakiet Equip; o zgodę na umowę powierzenia przetwarzania danych prosimy przy pierwszej wizycie.

Przycisk Zaloguj przez PrivadiOffice w portalu pozostaje: po jego kliknięciu potwierdzamy portalowi za pomocą podpisanego poświadczenia (ważnego 60 sekund, jednorazowego), że jesteś tu zalogowany; przekazywane są adres e-mail, imię i nazwisko oraz wykupiony pakiet, nie hasło. Konta podrzędne dla pracowników nie mogą korzystać z tej drogi.

Jeśli Twoja firma ma konto partnerskie w portalu, PrivadiOffice pokazuje Ci w przeglądzie liczbę otwartych ogłoszeń, zapytań i przyznanych zleceń z portalu; w tym celu PrivadiOffice odpytuje portal Twoim adresem e-mail, a portal zwraca wyłącznie liczby, bez danych klientów. Wszystkie przekazania odbywają się wyłącznie w obrębie tego samego serwera; dane go nie opuszczają. Nie jest to przekazanie osobom trzecim. Obie usługi prowadzą odrębne zbiory danych dla swoich treści. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Usunięcie: do wspólnego konta stosuje się punkt 7. Gdy Twoje konto zostanie tu usunięte — na Twoje życzenie lub automatycznie trzy miesiące po zakończeniu abonamentu — w tym samym kroku usuwane są Twój dostęp, oferty, wiadomości i zgody na udostępnienie danych w portalu, a Twoja firma nie jest tam już dla nikogo widoczna. Wpis firmy i dokumenty są następnie przechowywane w portalu przez trzy lata, aby roszczenia z pośredniczonych zleceń mogły jeszcze zostać wyjaśnione, a potem usuwane automatycznie (szczegóły w polityce prywatności portalu, punkt 7). Nie ma osobnego wypowiedzenia.

Jeśli wysyłasz faktury lub oferty z PrivadiOffice, odbywa się to przez serwer poczty wychodzącej Twojego własnego dostawcy, który wpisujesz w ustawieniach. Wiadomość wychodzi więc od Ciebie, a nie od nas. Twoje dane dostępowe są w tym celu przechowywane w koncie w formie zaszyfrowanej.

Jeśli nie wpiszesz własnej skrzynki, od 29.08.2026 wysyłamy wiadomość przez naszego nadawcę noreply@privadi.net. Jako nadawca pojawia się nazwa Twojej firmy, odpowiedzi klientów trafiają na Twój adres firmowy. Nasz dostawca poczty przetwarza przy tym imię i adres Twojego klienta oraz załączoną fakturę; w tym zakresie jest naszym podmiotem przetwarzającym. Wiadomości u nas nie są przechowywane.

Tylko dla wiadomości systemowych dotyczących Ciebie osobiście — na przykład linku do zresetowania hasła — używamy własnego nadawcy.

Jeśli utworzysz fakturę cykliczną, faktura powstaje automatycznie w ustawionym dniu i — jeśli tak ustawisz — trafia do zapisanego klienta bez dalszego działania z Twojej strony. W tym celu na serwerze raz dziennie działa proces sterowany czasem, który sprawdza, które serie są wymagalne. Nie są przy tym przetwarzane żadne inne dane niż przy fakturze wysłanej ręcznie; zmienia się tylko to, że wyzwalaczem jest zegar, a nie Twoje kliknięcie. Odpowiedzialność za wysyłkę pozostaje po Twojej stronie.

Od 29.08.2026 program pyta przed wysyłką o odbiorców. Adres zapisany przy kliencie jest wpisany wstępnie; możesz go zmienić dla tej jednej wysyłki, dodać kolejne adresy albo wysłać kopię do siebie. Adresy te służą wyłącznie tej wysyłce i nie są zapisywane — na stałe adres zmienia się tylko przy kliencie.

To, co wprowadzasz do PrivadiOffice o swoich klientach i pracownikach, przetwarzamy wyłącznie na Twoje zlecenie i zgodnie z Twoimi poleceniami. Obowiązuje w tym zakresie umowa powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO, którą zawierasz przy rejestracji i możesz w każdej chwili przejrzeć.

Ważne dla Ciebie: wobec swoich klientów i pracowników to Ty jesteś administratorem. Musisz więc poinformować ich, że przetwarzasz ich dane — obejmuje to Twoja własna polityka prywatności, nie nasza.

Przy każdym pracowniku możesz przechowywać w sekcji „Dokumenty“ pisma tworzone z jego danych — umowę o pracę i kwestionariusz osobowy. Są zapisane jako tekst na Twoim koncie, na tym samym serwerze co pozostałe dane, i nie są przez nas przeglądane. Po usunięciu pracownika jego dokumenty są usuwane razem z nim; pojedyncze pisma możesz usunąć w każdej chwili. Okresy przechowywania akt osobowych wynikają z przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych obowiązujących Ciebie jako pracodawcę — to Twoja decyzja, nie nasza.

Jeśli korzystasz z ewidencji czasu pracy, przetwarzasz czas pracy swoich pracowników: początek i koniec każdego zlecenia, przypisany obiekt, wyliczone z tego godziny oraz każdą późniejszą zmianę wraz z czasem i autorem. Rejestr zmian nie jest dodatkiem, lecz wynika z twojego obowiązku prowadzenia ewidencji wg § 17 MiLoG. Na tych samych danych opierają się miesięczne przygotowanie płac dla biura rachunkowego i podgląd kosztów wynagrodzeń; po zamknięciu miesiąca nie da się go już zmienić niezauważenie.

Tak samo zapisujesz nieobecności: urlop, chorobę, urlop bezpłatny i święta — każde z okresem, stanem wniosku i dowolną notatką. Jeśli pracownicy zgłaszają coś sami przez swój osobisty dostęp, wpisy powstają tam. To, że ktoś chorował w określonych dniach, jest danymi o zdrowiu w rozumieniu art. 9 RODO. Zbierasz je jako administrator i tylko w zakresie potrzebnym do zachowania wynagrodzenia, planowania urlopów i twoich obowiązków ewidencyjnych; dla nas jako podmiotu przetwarzającego obowiązuje art. 9 ust. 2 lit. b RODO wraz z umową powierzenia. Diagnozy nie należą do pola notatki — do żadnego z tych celów nie są potrzebne.

Czasy i nieobecności pozostają zapisane, dopóki nie usuniesz pracownika. Jakie okresy przechowywania obowiązują ciebie — na przykład dwa lata dla zapisów wg § 17 MiLoG — wynika z twoich własnych obowiązków jako pracodawcy.

Od 29.08.2026 program zapisuje dla każdej faktury dwa dodatkowe momenty: kiedy została ostatnio wydrukowana i kiedy została wysłana do klienta e-mailem. Oba opisują twoje własne działanie i nie są dodatkową informacją o kliencie; widać je w polu podglądu obok listy faktur i są usuwane razem z fakturą.

Jeśli zmienisz zapisaną płatność lub ją cofniesz, program również to odnotuje: czas, zalogowane konto i poprzednią wartość. To nie jest ocena twojego zachowania, lecz identyfikowalność, której zasady prawidłowej rachunkowości wymagają przy korektach. Te wpisy są usuwane razem z fakturą.

Od 29.08.2026 płatności klientów można rejestrować także w częściach. Dla każdej płatności program zapisuje kwotę, dzień wpływu, sposób płatności (gotówka, bank, karta lub inne), opcjonalną notatkę oraz konto, które ją zarejestrowało. Dane te dotyczą zachowań płatniczych Twojego klienta i są usuwane razem z fakturą. Przy własnych wydatkach program zapisuje dodatkowo dzień zapłaty i sposób płatności; dotyczy to Twojej firmy, nie klientów.

Od 30.08.2026 istnieje księga kasowa. Zawiera Twoje własne operacje gotówkowe z datą, rodzajem, kwotą, stawką podatku, celem, odniesieniem do dokumentu i bieżącym saldem; jeśli zapis powstał z płatności klienta, obok widnieje numer faktury. Dotyczy to Twojej firmy; nie dochodzą żadne nowe dane o kliencie. Zapisy nigdy nie są zmieniane ani usuwane — korekta powstaje jako osobny zapis przeciwny, zgodnie z przepisami. Księga kasowa jest usuwana wyłącznie razem z Twoim kontem.

Również od 30.08.2026 możesz zaznaczyć, że klient sam rozlicza VAT, i zapisać ważność jego zaświadczenia. To dane podatkowe o kontrahencie potrzebne do prawidłowej faktury; są usuwane razem z klientem.

Aplikacja dla klientów (od 04.09.2026, logowanie hasłem od 05.09.2026): Twoi klienci mogą zalogować się do osobnej aplikacji i zobaczyć tam swoje terminy, udostępnione przez Ciebie faktury oraz nowości. Do logowania podają numer klienta, adres e-mail i samodzielnie wybrane hasło. Pierwsze hasło ustawiają przez jednorazowy link, który wysyłamy dokładnie na adres e-mail zapisany dla nich na Twoim koncie; tak samo działa zapomniane hasło. Zapisujemy w tym celu czas logowania, czas ustawienia hasła oraz wartości kontrolne hasła, linku i sesji — nigdy samego hasła i nigdy samego linku. Nieudane próby liczone są w pamięci przez kilka minut, aby zapobiec zgadywaniu. Jako firma możesz otworzyć aplikację ze swojego przeglądu w widoku jednego ze swoich klientów; widzisz przy tym tylko dane, za które i tak odpowiadasz. Nie rejestrujemy, jak często klient otwiera aplikację ani czy obejrzał fakturę. Odpowiedzialny za te dane pozostajesz Ty; my przetwarzamy je na Twoje zlecenie.

Powiadomienia o terminach i reklama (od 05.09.2026): Gdy klient rezerwuje termin, wysyłamy do Ciebie wiadomość w Twoim imieniu; gdy potwierdzasz lub odrzucasz, wiadomość trafia do klienta. Jeśli połączyłeś swój kalendarz, zapisujemy potwierdzony termin wraz z imieniem i danymi kontaktowymi klienta w tym kalendarzu. Klienci z kontem w aplikacji mogą również otrzymywać nowości e-mailem; ustawienie domyślne to „tak” i opiera się na § 7 ust. 3 UWG (reklama własnych podobnych usług wobec istniejących klientów). Każdy klient może to wyłączyć w aplikacji w dowolnym momencie, w każdej wiadomości jest link do wypisania się, a czas sprzeciwu zapisujemy. Odpowiedzialny za treść i wysyłkę pozostajesz Ty.

Przypomnienia o terminach (od 05.09.2026): Przed potwierdzonym terminem wysyłamy Twojemu klientowi w Twoim imieniu maksymalnie dwa przypomnienia — tydzień i dzień wcześniej, zależnie od Twoich ustawień. Wiadomość zawiera datę i godzinę oraz termin jako załączony plik kalendarza. W tym celu na serwerze raz dziennie działa proces sterowany czasem; przy każdym terminie zapisujemy, które przypomnienie już wysłano, aby nikt nie został powiadomiony dwukrotnie.

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich w celach reklamowych. Przekazanie następuje wyłącznie do usługodawców niezbędnych do działania i pracujących na nasze zlecenie — obecnie jest to jedynie dostawca serwera — oraz wtedy, gdy jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.

Połączenie z kalendarzem (od 04.09.2026, opcjonalne): Jeśli w ustawieniach połączysz swój kalendarz Apple (iCloud), zapisujemy Twój Apple ID i utworzone do tego u Apple hasło aplikacji w formie zaszyfrowanej na Twoim koncie. Serwer pobiera nim wpisy wybranego przez Ciebie kalendarza od Apple Inc. i tworzy tam zarezerwowane terminy; w ten sposób imię, dane kontaktowe i życzenie terminu Twojego klienta trafiają do Twojego kalendarza u Apple. Apple jest tu Twoim dostawcą, nie naszym — dla ochrony danych na Twoim koncie Apple obowiązują zasady Apple. Jeśli rozłączysz kalendarz, natychmiast usuwamy Apple ID i hasło z Twojego konta; wpisy w Twoim kalendarzu pozostają u Apple.

W każdej chwili masz prawo do:

• dostępu do przechowywanych o Tobie danych (art. 15)
• sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16)
• usunięcia (art. 17)
• ograniczenia przetwarzania (art. 18)
• wydania danych w powszechnym formacie (art. 20)
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21)

Wystarczy zwykła wiadomość na adres info@privadi.net.

Możesz też złożyć skargę do organu nadzorczego. Właściwy dla nas jest Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

Jeżeli w PrivadiOffice zmieni się coś, co dotyczy postępowania z danymi, aktualizujemy tę politykę w tym samym kroku i podnosimy datę powyżej. Zalogowani użytkownicy widzą wówczas w programie znacznik obok pozycji „Prywatność”, dopóki raz nie otworzą polityki.