Datenschutzerklärung

Privadi, Martin Schröder Ernst-Kromayer-Straße 28 06112 Halle (Saale) Telefon: 0155/65699969 E-Mail: info@privadi.net

Einen Datenschutzbeauftragten gibt es nicht; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor.

PrivadiOffice trennt zwei Arten von Daten sehr bewusst.

Deine eigenen Daten — dein Konto, deine Firmendaten, deine Einstellungen. Dafür sind wir verantwortlich, und darum geht es in dieser Erklärung.

Die Daten deiner Kunden und Mitarbeiter, die du in PrivadiOffice erfasst. Dafür bist du verantwortlich. Wir speichern sie nur für dich und sehen sie nicht. Was dabei gilt, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Es gibt in PrivadiOffice keinen Zugang, über den wir in die Kundendaten unserer Nutzer schauen könnten, und es wird auch keiner gebaut. Brauchst du Hilfe und wir müssen in dein Konto sehen, geht das nur, wenn du es ausdrücklich und befristet freigibst. Jeder solche Zugriff wird protokolliert.

Auf einem Server in Deutschland, betrieben von STRATO AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin. Die Verbindung dorthin ist verschlüsselt (TLS). Eine Übermittlung in Länder ausserhalb der EU findet nicht statt.

Mit dem Serveranbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf werden technische Angaben verarbeitet, die dein Browser übermittelt: aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, übertragene Datenmenge, Herkunftsseite, Browser- und Betriebssystemkennung sowie die IP-Adresse. Das ist technisch notwendig, um die Seite auszuliefern, und dient der Sicherheit des Betriebs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Protokolle werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Wir zählen selbst, wie oft die Startseite aufgerufen wird. Dabei speichern wir nur das Datum, die aufgerufene Seite und — falls vorhanden — die Seite, von der ein Besucher kam.

Nicht gespeichert werden: IP-Adresse, Kennungen jeder Art, Cookies oder sonstige Merkmale, mit denen sich ein Besucher wiedererkennen liesse. Auf deinem Gerät wird dabei nichts gespeichert und nichts ausgelesen. Es findet kein Profiling statt.

Ein fremder Dienst wie Google Analytics kommt nicht zum Einsatz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dieselbe Zählung erfasst auch die Marken-Website privadi.com und das Vermittlungsportal privadi.de, die vom selben Verantwortlichen betrieben werden. Die Werte liegen hier gemeinsam und werden nur durch einen Vorsatz vor der Seitenadresse unterschieden. Auch dabei werden keine IP-Adressen und keine Kennungen gespeichert.

PrivadiOffice setzt ein technisch notwendiges Cookie: das Sitzungs-Cookie der Anmeldung. Ohne dieses Cookie könntest du dich nicht anmelden. Es enthält keine Werbe- oder Analysemerkmale.

Wie lange es gilt, entscheidest du beim Anmelden. Ohne das Häkchen „Angemeldet bleiben“ meldet dich PrivadiOffice nach einer Stunde ohne Aktivität ab. Mit Häkchen bleibt die Anmeldung bis zu 30 Tage gültig und verlängert sich bei jedem Besuch. „Abmelden“ und das Löschen der Browserdaten beenden sie jederzeit; das Häkchen gilt nur für den Browser oder die App, in der du es gesetzt hast.

Es gibt keine Werbe-Cookies und keine Cookies fremder Anbieter. Deshalb erscheint auch kein Cookie-Banner.

Für ein Konto verarbeiten wir: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Prüfsumme, nie im Klartext), Name, Firmendaten, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und Betriebsnummer, Bankverbindung für den Ausdruck auf Rechnungen, deine Einstellungen sowie Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Nutzung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — die Erfüllung des Nutzungsvertrags.

Freiwillig für die Steuerschätzung: Trägst du in den Einstellungen Angaben zur Steuerberechnung ein — Rechtsform, Gewerbesteuer-Hebesatz deiner Gemeinde, Zusammenveranlagung mit einem Partner, weitere Einkünfte, Kirchensteuersatz —, werden diese Angaben in deinem Konto gespeichert. Sie dienen allein dazu, dir im Programm eine überschlägige Steuerzahl anzuzeigen. Die Berechnung läuft auf unserem Server, es findet keine Übermittlung an Finanzbehörden, Steuerberater oder sonstige Dritte statt. Die Angaben sind freiwillig; ohne sie rechnet das Programm mit Standardannahmen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die du jederzeit widerrufen kannst, indem du die Felder leerst.

Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags. Nach dem Ende des Abos bleiben Konto und Inhalte noch drei Monate erhalten; in dieser Zeit kannst du deine Daten herunterladen, alle übrigen Funktionen sind gesperrt. Danach werden Konto und Inhalte automatisch und unwiderruflich gelöscht — 14 Tage und einen Tag vorher erinnern wir dich per E-Mail. Löschst du dein Konto selbst, geschieht das unmittelbar nach deiner Bestätigung per E-Mail. Ausgenommen sind Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht — Rechnungen an dich müssen wir bis zu zehn Jahre aufbewahren.

Das Vermittlungsportal unter privadi.de und PrivadiOffice werden vom selben Verantwortlichen betrieben (siehe Nummer 1) und führen seit dem 04.09.2026 für Betriebe ein gemeinsames Konto: Mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Passwort meldest du dich bei beiden Diensten an. Eine Weiterleitung findet nicht statt. Privatkunden des Portals haben kein PrivadiOffice-Konto; von ihnen erhalten wir keine Daten.

Das Konto liegt hier bei PrivadiOffice. Trägt sich ein Betrieb im Portal als Partner ein, entsteht sein Konto hier; übermittelt werden dabei Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Firmenname sowie der Zeitpunkt der Zustimmung zu AGB, Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Passwort speichern wir nur als Prüfsumme, nie im Klartext. Bei jeder Anmeldung im Portal übergibt das Portal E-Mail-Adresse und Passwort an PrivadiOffice zur Prüfung; Änderungen an Passwort oder E-Mail-Adresse im Portal werden hier vorgenommen und gelten für beide Dienste.

Meldest du dich hier mit einem Betriebskonto an, das bisher nur im Portal bestand, fragt PrivadiOffice das Passwort beim Portal ab und legt das gemeinsame Konto in diesem Moment an; das Portal übermittelt dabei Name und Firmenname. Ein Betrieb aus dem Portal erhält das Paket Equip; um die Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag bitten wir beim ersten Besuch.

Der Knopf Mit PrivadiOffice anmelden im Portal bleibt bestehen: Klickst du ihn, bestätigen wir dem Portal über einen signierten Nachweis (60 Sekunden gültig, einmal einlösbar), dass du hier angemeldet bist; übermittelt werden E-Mail-Adresse, Name und gebuchtes Paket, nicht das Passwort. Unterzugänge für Mitarbeitende können diesen Weg nicht nutzen.

Hat dein Betrieb ein Partnerkonto im Portal, zeigt dir PrivadiOffice in der Übersicht die Anzahl offener Ausschreibungen, Anfragen und erteilter Aufträge aus dem Portal; dafür fragt PrivadiOffice mit deiner E-Mail-Adresse beim Portal nach, und das Portal gibt ausschließlich Anzahlen heraus, keine Kundendaten. Alle Übermittlungen laufen ausschließlich innerhalb desselben Servers; die Daten verlassen ihn nicht. Es ist keine Weitergabe an Dritte. Beide Dienste führen getrennte Datenbestände für ihre Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Löschung: Für das gemeinsame Konto gilt Nummer 7. Wird dein Konto hier gelöscht — auf deinen Wunsch oder automatisch drei Monate nach dem Ende des Abos —, werden im selben Zug dein Zugang, deine Angebote, Nachrichten und Datenfreigaben im Portal gelöscht, und dein Betrieb ist dort für niemanden mehr sichtbar. Dein Betriebseintrag und deine Nachweise bleiben im Portal danach drei Jahre gespeichert, damit Ansprüche aus vermittelten Aufträgen noch geklärt werden können, und werden dann automatisch gelöscht (Einzelheiten in der Datenschutzerklärung des Portals, Nummer 7). Eine getrennte Kündigung gibt es nicht.

Verschickst du aus PrivadiOffice heraus Rechnungen oder Angebote, läuft das über den Postausgangsserver deines eigenen E-Mail-Anbieters, den du in den Einstellungen hinterlegst. Die Nachricht geht also von dir aus, nicht von uns. Deine Zugangsdaten liegen dafür verschlüsselt in deinem Konto.

Trägst du kein eigenes Postfach ein, verschicken wir die Nachricht seit dem 29.08.2026 stattdessen über unseren Absender noreply@privadi.net. Dein Firmenname steht dabei als Absender, Antworten deiner Kunden gehen an deine Firmenadresse. Dabei verarbeitet unser E-Mail-Anbieter Name und Adresse deines Kunden sowie die angehängte Rechnung; er ist insoweit unser Auftragsverarbeiter. Gespeichert werden die Nachrichten bei uns nicht.

Nur für Systemnachrichten, die dich selbst betreffen — etwa der Link zum Zurücksetzen deines Passworts — nutzen wir unseren eigenen Absender.

Legst du eine Serienrechnung an, entsteht die Rechnung zum eingestellten Tag automatisch und geht — wenn du das so eingestellt hast — ohne weiteres Zutun an den hinterlegten Kunden. Dafür läuft auf dem Server ein zeitgesteuerter Vorgang, der einmal täglich prüft, welche Serien fällig sind. Es werden dabei keine anderen Daten verarbeitet als bei einer von Hand versendeten Rechnung; nur der Auslöser ist die Uhr statt dein Klick. Verantwortlich für den Versand bleibst du.

Seit dem 29.08.2026 fragt das Programm vor dem Versand nach den Empfängern. Vorbelegt ist die beim Kunden hinterlegte Adresse; du kannst sie für diese eine Sendung ändern, weitere Adressen ergänzen oder eine Kopie an dich selbst schicken. Diese Adressen werden nur für den Versand verwendet und nicht gespeichert — dauerhaft geändert wird eine Adresse allein beim Kunden.

Was du in PrivadiOffice über deine Kunden und Mitarbeiter erfasst, verarbeiten wir ausschliesslich in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen. Dafür gilt zwischen dir und uns ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den du bei der Registrierung schliesst und jederzeit einsehen kannst.

Wichtig für dich: Gegenüber deinen Kunden und Mitarbeitern bist du der Verantwortliche. Du musst sie also informieren, dass du ihre Daten verarbeitest — deine eigene Datenschutzerklärung deckt das ab, nicht unsere.

Seit dem 23.08.2026 erfasst der Personalfragebogen weitere Angaben zu deinen Mitarbeitern: Geschlecht, Geburtsname und -land, Schul- und Ausbildungsabschluss, Art der Krankenversicherung, Elterneigenschaft und, sofern zutreffend, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, Grad einer Behinderung, Angaben zur privaten Krankenversicherung, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge sowie eine Pfändung des Arbeitsentgelts. Grad der Behinderung und Angaben zur Krankenversicherung sind Gesundheitsdaten, die Pfändung ist ebenfalls besonders schutzbedürftig — du erhebst sie als Verantwortlicher und nur, soweit du sie für die Lohnabrechnung und die Meldung an die Sozialversicherung brauchst.

Angaben zu einer Pfändung löscht das Programm von selbst: sechs Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Pfändung endet oder der Mitarbeiter ausscheidet — je nachdem, was später eintritt. Diese Frist entspricht der Aufbewahrungspflicht für das Lohnkonto nach § 41 EStG. Alle übrigen Angaben bleiben, bis du den Mitarbeiter löschst.

Zu jedem Mitarbeiter kannst du unter „Unterlagen“ Schreiben ablegen, die aus seinen Stammdaten entstehen — Arbeitsvertrag und Personalfragebogen. Sie liegen als Text in deinem Konto auf demselben Server wie deine übrigen Daten und werden von uns nicht eingesehen. Löschst du den Mitarbeiter, werden seine Unterlagen im selben Zug mitgelöscht; einzelne Schreiben kannst du jederzeit selbst entfernen. Wie lange du Personalunterlagen aufbewahren musst, richtet sich nach den steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen, die für dich als Arbeitgeber gelten — das entscheidest du, nicht wir.

Nutzt du die Zeiterfassung, verarbeitest du Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter: Beginn und Ende jedes Einsatzes, das zugeordnete Objekt, die daraus errechneten Stunden sowie jede nachträgliche Änderung mit Zeitpunkt und Urheber. Das Änderungsprotokoll ist kein Zusatz, sondern Folge deiner Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG. Aus denselben Daten entstehen die monatliche Lohn-Aufbereitung fürs Steuerbüro und die Lohnkosten-Vorschau; ein abgeschlossener Monat lässt sich danach nicht mehr stillschweigend ändern.

Ebenso erfasst du Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, unbezahlte Freistellung und Feiertage, jeweils mit Zeitraum, Stand des Antrags und einer freien Notiz. Melden deine Mitarbeiter selbst etwas über ihren persönlichen Zugang, entstehen die Einträge dort. Dass jemand an bestimmten Tagen krank war, ist ein Gesundheitsdatum im Sinne von Art. 9 DSGVO. Du erhebst es als Verantwortlicher und nur, soweit du es für Entgeltfortzahlung, Urlaubsplanung und deine Aufzeichnungspflichten brauchst; für uns als Auftragsverarbeiter gilt Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO zusammen mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Diagnosen gehören nicht in das Notizfeld — für keinen dieser Zwecke sind sie nötig.

Zeiten und Abwesenheiten bleiben gespeichert, bis du den Mitarbeiter löschst. Welche Aufbewahrungsfristen für dich gelten — etwa zwei Jahre für die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG — richtet sich nach deinen eigenen Pflichten als Arbeitgeber.

Seit dem 29.08.2026 haelt das Programm zu jeder Rechnung zwei weitere Zeitpunkte fest: wann sie zuletzt gedruckt wurde und wann sie per E-Mail an deinen Kunden ging. Beides beschreibt deinen eigenen Vorgang und ist keine zusaetzliche Angabe ueber deinen Kunden; die Zeitpunkte stehen im Vorschaufeld neben der Rechnungsliste und werden zusammen mit der Rechnung geloescht.

Aenderst du eine erfasste Zahlung oder nimmst sie zurueck, haelt das Programm das ebenfalls fest: Zeitpunkt, das an- und abgemeldete Konto und der vorherige Wert. Das ist keine Auswertung deines Verhaltens, sondern die Nachvollziehbarkeit, die die Grundsaetze ordnungsmaessiger Buchfuehrung fuer Korrekturen verlangen. Diese Eintraege werden mit der Rechnung geloescht.

Seit dem 29.08.2026 kannst du Zahlungen deiner Kunden auch in Teilbetraegen erfassen. Zu jeder Zahlung speichert das Programm den Betrag, den Tag des Eingangs, die Zahlungsart (bar, Bank, Karte oder Sonstiges), eine freiwillige Notiz und das Konto, das sie erfasst hat. Diese Angaben gehoeren zum Zahlungsverhalten deines Kunden und werden zusammen mit der Rechnung geloescht. Bei deinen eigenen Ausgaben haelt das Programm zusaetzlich den Zahltag und die Zahlungsart fest; das betrifft deinen Betrieb, nicht deine Kunden.

Seit dem 30.08.2026 gibt es ein Kassenbuch. Darin stehen deine eigenen Bargeschaefte mit Datum, Art, Betrag, Steuersatz, Verwendungszweck, Belegangabe und laufendem Bestand; wo eine Buchung aus einer Kundenzahlung entstanden ist, steht die Rechnungsnummer dabei. Das betrifft deinen Betrieb; ueber deinen Kunden kommt dadurch keine neue Angabe hinzu. ⚠️ Kassenbuchungen werden nie geaendert und nie geloescht — eine Korrektur entsteht als zusaetzliche Gegenbuchung. Das ist keine Entscheidung von uns, sondern § 146 Abs. 4 AO. Geloescht wird das Kassenbuch erst mit deinem Konto.

Ebenfalls seit dem 30.08.2026 kannst du am Kunden vermerken, dass er die Umsatzsteuer nach § 13b UStG selbst schuldet, und die Gueltigkeit seiner Bescheinigung USt 1 TG hinterlegen. Beides sind steuerliche Angaben ueber deinen Geschaeftspartner, die du fuer eine ordnungsgemaesse Rechnung brauchst; sie werden mit dem Kunden geloescht.

Kunden-App (seit 04.09.2026, Anmeldung mit Passwort seit 05.09.2026): Deine Kunden können sich in einer eigenen App anmelden und dort ihre Termine, die von dir freigegebenen Rechnungen und Neuigkeiten sehen. Zur Anmeldung geben sie ihre Kundennummer, ihre E-Mail-Adresse und ein selbst gewähltes Passwort an. Das erste Passwort vergeben sie über einen einmaligen Link, den wir an genau die E-Mail-Adresse schicken, die in deinem Konto bei ihnen hinterlegt ist; derselbe Weg gilt bei einem vergessenen Passwort. Wir speichern dafür den Zeitpunkt der Anmeldung, den Zeitpunkt der Passwortvergabe sowie Prüfwerte von Passwort, Link und Sitzung — nie das Passwort und nie den Link selbst. Fehlversuche werden für wenige Minuten im Arbeitsspeicher gezählt, um Durchprobieren zu verhindern. Als Betrieb kannst du die App aus deiner Übersicht heraus in der Ansicht eines deiner Kunden öffnen; dabei siehst du nur Daten, für die du ohnehin verantwortlich bist. Wie oft ein Kunde die App öffnet oder ob er eine Rechnung angesehen hat, erfassen wir nicht. Verantwortlich für diese Daten bleibst du; wir verarbeiten sie in deinem Auftrag.

Terminnachrichten und Werbung (seit 05.09.2026): Bucht ein Kunde einen Termin, senden wir in deinem Namen eine Nachricht an dich; bestätigst oder lehnst du ab, geht eine Nachricht an den Kunden. Hast du deinen Kalender verbunden, schreiben wir einen bestätigten Termin mit Name und Kontaktdaten des Kunden in diesen Kalender. Kunden mit einem Konto in der App können ausserdem Neuigkeiten per E-Mail erhalten; die Voreinstellung ist „ja\u201c und stützt sich auf § 7 Abs. 3 UWG (Werbung für eigene ähnliche Leistungen an bestehende Kunden). Jeder Kunde kann das in der App jederzeit abschalten, und in jeder Nachricht steht ein Abmeldelink; den Zeitpunkt des Widerspruchs halten wir fest. Verantwortlich für Inhalt und Versand bleibst du.

Terminerinnerungen (seit 05.09.2026): Vor einem bestätigten Termin senden wir in deinem Namen bis zu zwei Erinnerungen an deinen Kunden — eine Woche und einen Tag vorher, je nachdem was du eingestellt hast. Die Nachricht enthält Datum und Uhrzeit sowie den Termin als Kalenderdatei zum Anhängen. Dafür läuft auf dem Server einmal täglich ein zeitgesteuerter Vorgang; wir halten je Termin fest, welche Erinnerung bereits verschickt wurde, damit niemand zweimal angeschrieben wird.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur an Dienstleister, die für den Betrieb nötig sind und in unserem Auftrag arbeiten — derzeit allein unser Serveranbieter — sowie dann, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Kalender-Anbindung (seit 04.09.2026, freiwillig): Verbindest du in den Einstellungen deinen Apple-Kalender (iCloud), speichern wir deine Apple-ID und das dafür bei Apple erzeugte app-spezifische Passwort verschlüsselt in deinem Konto. Der Server ruft damit die Einträge des von dir gewählten Kalenders bei Apple Inc. ab und legt gebuchte Termine dort an; dabei gelangen Name, Kontaktdaten und Terminwunsch deines Kunden in deinen Kalender bei Apple. Apple ist dabei dein Anbieter, nicht unserer — für den Datenschutz in deinem Apple-Konto gelten Apples Bestimmungen. Trennst du die Verbindung, löschen wir Apple-ID und Passwort sofort aus deinem Konto; die Einträge in deinem Kalender bleiben bei Apple.

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Herausgabe deiner Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an info@privadi.net genügt.

Ausserdem kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist der Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Leiterstraße 9, 39104 Magdeburg.

Ändert sich etwas an PrivadiOffice, das den Umgang mit Daten betrifft, passen wir diese Erklärung im selben Zug an und setzen das Stand-Datum oben hoch. Angemeldete Nutzer sehen dann im Programm einen Hinweispunkt neben dem Eintrag „Datenschutz“, bis sie die Erklärung einmal geöffnet haben.